De rechtbank in Utrecht
Op 6 april 2004 was het dan zo ver. Na 737 (zevenhonderdzevendertig) dagen hadden we een antwoord op onze vraag aan de rechtbank in Utrecht. Nadat er 693 dagen geen schot in de zaak had gezeten, we opnieuw een herinnering stuurden, nieuwe mensen er zich mee bemoeiden, kwam dan in de tweede ronde na 44 dagen het verlossende antwoord. Het bleek te gaan om twee A4'tjes. Wij waren er mee geholpen en dus waren we tevreden. Maar waarom duurde het zo lang en waar ging het om?
U weet dat Voortschrijdende Inzichten nogal breed geïnteresseerd is. Zo kon het gebeuren dat de redactie graag inzage wilde hebben in stukken van een rechtzaak uit het begin van de jaren vijftig. Deze zaak speelde destijds in Utrecht. We gingen daarom eerst eens op zoek naar een website. De rechtbank in Utrecht bleek een mooie website te hebben. We vonden daar ook een net electronisch reactieformulier. Dat gaat goed, zo dachten we. Op 3 januari 2002 stuurden we een e-mail met onze vraag daarin verwoord. Twee weken later, op 17 januari, kregen we een reactie van een mevrouw met de functieaanduiding 'communicatieadviseur rechtbank Utrecht'. Zij legde ons uit welke procedure we moesten volgen. Omdat wij er ook nog al de tijd voor namen, begint het verhaal eigenlijk pas op het moment dat wij een brief stuurden aan de Utrechtse rechtbank. Dat was op 5 april 2002 (2002, onthoudt u dit jaar!).
De afbeelding op de beginpagina van de rechtbank in Utrecht. Bedoelt men Vrouwe Justitiae? Het lijkt wel merkwaardig veel op de manier waarop men met ons verzoek omgaat: ik weet het niet, ik zie het niet. Wij horen vervolgens niets, geen bevestiging. Niets. En eerlijk gezegd, vergeten wij de zaak ook. Ruim een jaar later, komt de kwestie uit een grote stapel weer op tafel. Het is april 2003. We gaan maar eens bellen, het is 25 april, let op 2003. via onze steun en toeverlaat, mevrouw Van Egmond, weten waar wij ongeveer in deze machtige organisatie moeten inprikken. Helaas, de medewerker die er 'over gaat', is niet bereikbaar. Wij zullen worden teruggebeld, zo verzekert men ons. En ja, de volgende dag belt de medewerkster-die-er-over-gaat ons. Zij meldt ons dat het lang kan gaan duren, want de informatie die wij zoeken zit in een 'ander archief'. Het zal echter zeker wel lukken, maar mochten we over twee maanden nog niets gehoord hebben, dan moeten we even bellen.
Twee maanden later hebben we nog niets gehoord. Op 10 juli 2003 gaan we maar weer eens bellen. De 'medewerkster-die-er-over-gaat' weet nu van niets. Zij zal het nakijken. Dezelfde dag belt zij terug. Er is materiaal opgevraagd in het andere archief, maar dat is nooit geleverd. Het moet dus opnieuw aangevraagd worden. terloops deelt deze medwerkster onze mee dat 'het wel lang zal gaan duren'(!). We zullen tzt bericht ontvangen. Ja, het gaat lang duren, dat is ons ook wel duidelijk geworden. We steken maar weer eens ons licht op bij mevrouw Van Egmond. We sturen haar op 13 februari 2004 een licht-chagerijnige e-mail. Per kerende mail informeert zij naar de naam van de medewerkster-die-er-over-gaat. Wij verstrekken die onmiddelijk. Hoe zal dit aflopen, schreven we op 25 februari 2004.
Wie schetst onze verbazing: op 27 februari 2014, 15 uur 17, ontvangen we een e-mail van iemand van de rechtbank in Utrecht met de functie van 'secretaris van het bestuur/klachtenfunctionaris'. Wij lezen in deze mail onder andere: 'Naar aanleiding van uw verzoek zal ik mevrouw [...] en de heer [...], werkzaam op het archief, vragen met u contact op te nemen om uiteen te zetten wat de stand van zaken is met betrekking tot de door u opgevraagde informatie en nader toe te lichten waarom u deze informatie tot op heden niet heeft ontvangen. Indien dat voor u niet tot een bevredigende uitkomst leidt, kunt u eventueel schriftelijk een gemotiveerde klacht indienen.' Zo, denken we, dat begint ergens op te lijken.
Maar het kan niet op! Diezelfde middag, om 16 uur 02, kriigen we een mail van de al aangekondigde heer [...], die de functie van archivaris heeft. Wij lezen 'Het is zeer vreemd dat u geen bericht heeft ontvangen en dat niet aan uw verzoek is voldaan. Ik ga in ieder geval op onderzoek uit waarom dit niet is gebeurt (ja, gebeurt. Red). Ik zal uw verzoek alsnog in behandeling willen nemen.' En 'Ik hoop alsnog aan uw verzoek te kunnen voldoen als u mij voorziet van de benodigde informatie.' Jazeker, maar de hoeveelste keer is het nu dat we informatie sturen?
Nu ja, uiteindelijk kregen we dus onze twee A4'tjes.